(目的)

第1条　この規程は、宇治市立小学校及び中学校(以下「学校」という。)が保有する情報を記録する文書等の統一的な処理方法について必要な事項を定めることにより、当該文書等に記録された情報を適切に管理し、事務の適正かつ円滑な処理に資することを目的とする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書等取扱いの原則)

第3条　文書等は、迅速に、正確かつ丁寧に取り扱うとともに、文書等に記録されている情報が最大限に活用され、事務が効率的に行われるように常に整理しておかなければならない。

(情報主任)

第4条　学校に、所管する文書等の管理及び情報の取扱いに関する事務を所掌させるため、情報主任を置き、教頭をもつて充てる。

(情報取扱主任)

第5条　学校に、情報取扱主任を置き、事務職員をもつて充てる。

(教職員の責務)

第6条　教職員は、協力し、適正な文書等の管理を行い、学校が保有する情報の効率的な活用と市民への的確な情報提供ができる情報管理制度の確立に努めなければならない。

(文書の収受)

第7条　学校に到着した文書は、情報取扱主任が収受する。

(文書処理の原則)

第8条　文書は、その迅速な処理に留意し、事案の処理経過を正確に記録し、その所在を常に明らかにしておかなければならない。

(帳簿の備付け)

第9条　学校には、文書を正確に記録するために、次の各号に掲げる帳簿を備え付ける。

(受理文書の登録)

第10条　学校に送付され、受理した文書(以下「受理文書」という。)は、受理文書登録簿に登録しなければならない。

(発送文書の登録)

第11条　発送文書は、校長名を用い、発送文書登録簿に登録しなければならない。

(公印の押印)

第12条　発送文書は、校長の決裁後、すべて公印の押印をしなければならない。ただし、軽易な文書はこれを省略することができる。

(文書管理の原則)

第13条　文書は、散逸、汚損等のないように努めるとともに、常にその所在を明確にし、迅速に情報の検索ができるようにしておかなければならない。

(文書の管理義務)

第14条　学校の所掌する事務に係る文書は、情報主任が管理しなければならない。

(簿冊等の管理)

第15条　文書は、当該文書を収納する簿冊、保存箱等の登録により、その所在を明らかにしなければならない。

(文書の保存期間の種別)

第16条　文書の保存期間の種別は、法令その他別に定めがあるものを除き、次のとおりとする。

(保存期間の決定等)

第17条　文書の保存期間は、情報主任が、決定する。ただし、種別の決定が困難な文書は、校長と協議した上で決定するものとする。

(文書の廃棄)

第18条　保存期間が満了した文書の廃棄は、毎年6月1日までに実施しなければならない。

(磁気ディスク等の管理の原則)

第19条　情報主任は、学校が管理しなければならない情報が記録された磁気ディスク等の管理状況を明らかにするとともに、その適正な利用を確保できるように努めなければならない。

(磁気ディスク等の保管)

第20条　磁気ディスク等は、当該磁気ディスク等に記録された情報の漏えい、改ざん等が生じないよう、厳重に管理しなければならない。