(目的)

第1条　この規則は、別に定めるもののほか、市が保有する情報を記録する文書等の統一的な処理方法について必要な事項を定めることにより、当該文書等に記録された情報を適切に管理し、事務の適正かつ円滑な処理に資することを目的とする。

(定義)

第2条　この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書等取扱いの原則)

第3条　文書等は、迅速に、正確かつ丁寧に取り扱うとともに、文書等に記録されている情報が最大限に活用され、事務が効率的に行われるように常に整理しておかなければならない。

(情報管理統括者)

第4条　市の総合的な文書等の管理及び情報の取扱いに関する事務を統括させるため、情報管理統括者を置き、総務・市民協働部長をもつて充てる。

(情報管理者)

第5条　市の総合的な文書等の管理及び情報の取扱いに関する事務を所掌する者として、情報管理者を置き、総務・市民協働部総務課長(以下「総務課長」という。)をもつて充てる。

(情報主任)

第6条　課等に、所管する文書等の管理及び情報の取扱いに関する事務を所掌させるため、情報主任を置き、課長をもつて充てる。

(情報取扱主任)

第7条　課等に、情報取扱主任を置き、当該課等の庶務を担当する係長をもつて充てる。

(職員の責務)

第8条　職員は、協力して、適正な文書等の管理を行い、市が保有する情報の効率的な活用と市民への的確な情報提供ができる情報管理制度の確立に努めなければならない。

(文書の収受)

第9条　市に到着した文書(郵送等による現金、有価証券、小包、小荷物等を含む。以下この章及び第40条において同じ。)は、総務・市民協働部総務課(以下「総務課」という。)が収受する。

(文書の配付)

第10条　文書を配付するときは、次の各号に掲げるところにより文書仕分棚を用いることができる。

(庁内文書の配付)

第11条　庁内文書は、指定された配付先に確実かつ迅速に配付しなければならない。

(文書処理の原則)

第12条　文書は、その迅速な処理に留意し、事案の処理経過を正確に記録し、その所在を常に明らかにしておかなければならない。

(帳簿の備付け)

第13条　情報主任は、文書を正確に記録するため、次の各号に掲げる帳簿を備え付ける。

(起案文書の登録)

第14条　第20条に規定する起案用紙を用いて起案した文書及び文書管理システムにより起案し、システム文書として処理した文書(以下「起案文書」と総称する。)は、起案文書登録簿に登録しなければならない。

(受理文書の登録)

第15条　課等において受理した文書(以下「受理文書」という。)は、受理文書登録簿に登録しなければならない。

(供覧文書の登録)

第16条　職員が職務上作成した文書で起案文書以外のもの(以下「供覧文書」という。)は、供覧文書登録簿に登録しなければならない。ただし、作成の記録が必要でないと認められる文書については、この限りでない。

(文書登録時の確認)

第17条　前3条に規定する文書の登録に当たつては、当該文書を収納することとなる第45条第1項に規定する簿冊、保存箱等を確認しなければならない。

(文書の供覧)

第18条　第15条第1項及び第16条第1項の規定により登録した文書は、直ちに課長に回付するとともに、必要に応じ、速やかに関係職員に供覧するなど、的確な情報伝達に努めなければならない。

(文書登録の要否指定)

第19条　庁内に文書を配付する課等は、当該文書を受理する課等に対し、文書の登録の要否を指定することができる。

(起案用紙)

第20条　起案は、全て起案用紙(別記様式第7号)を用いて行わなければならない。ただし、文書管理システムにより起案し、システム文書として処理した文書及び帳票管理に関し定めるところにより登録した帳票を用いるときは、この限りでない。

(起案文書の作成)

第21条　起案文書は、次の各号に掲げるところにより作成しなければならない。

(起案文書及び供覧文書の審査)

第22条　起案文書及び供覧文書は、文書の審査及び登録を経なければならない。

(決裁の手続)

第23条　起案文書の決裁の手続は、次の各号に掲げるところによるものとする。

(合議の取扱い)

第24条　合議を受けた文書は、次の各号に掲げるところにより取り扱わなければならない。

(合議を受けた文書の再回付)

第25条　合議を受けた文書の決裁の結果を知りたいときは、当該文書の備考欄に「再回付」と記入し、再回付の要求をすることができる。

(起案文書の内容変更等)

第26条　起案文書の回付において当該文書の内容を変更する必要が生じた場合、当該文書の内容を変更し、又は当該文書を廃案とし、新たな起案を行うものとする。

(文書の認印)

第27条　文書の認印は、その作成者及び回議を受けた者が押印する。

(機密の取扱いを要する文書)

第28条　機密の取扱いを要する文書は、システム文書にあつては文書管理システムに機密の取扱いを要する旨を記録して回付し、システム文書以外の文書にあつては当該文書の取扱上の注意欄に「秘」の文字を記入し、持ち回りにより、又は封筒等に納め、回付しなければならない。

(緊急の取扱いを要する文書)

第29条　緊急の取扱いを要する文書の回付は、持ち回りにより処理しなければならない。

(文書の処理の督促)

第30条　情報主任は、月末に第13条第1項第1号から第3号までに掲げる帳簿を点検し、文書の処理状況を把握し、必要に応じ、担当者に対して文書の処理の促進を図るよう指示しなければならない。

(文書の処理状況の報告)

第31条　情報主任は、総務課の指示により、第13条第1項各号に規定する帳簿の写しを提出しなければならない。

(処理済文書の取扱い)

第32条　決裁又は供覧が終了した文書は、第45条第1項の規定により登録した簿冊、保存箱等に収納しなければならない。

(議案等の番号簿の備付け)

第33条　決裁終了後の次の各号に掲げる文書に記号及び番号を付するために、当該各号に定める番号簿を備え付ける。

(議案文書等の取扱い)

第34条　議会の議決を要する文書又は議会に報告等を要する文書は、決裁終了後、財政課に送付しなければならない。

(法規等に係る文書の取扱い)

第35条　法規等に係る文書は、決裁終了後、速やかに総務課に送付しなければならない。

(公印)

第36条　施行を要する文書(以下「施行文書」という。)は、公印の押印をしなければならない。ただし、次に掲げる文書については、その押印を省略することができる。

(施行を要する文書の印刷処理)

第37条　施行文書のうち、印刷を要するものは、総務課長の定めるところにより、その処理を行う。

(施行者名)

第38条　文書の施行者名は、市長又は執行機関等の長の名をもつてするものとする。ただし、市長又は執行機関等が特に認めるもののほか、次の各号に掲げる文書は、当該各号に定めるところによることができる。

(施行文書の記号及び番号等)

第39条　施行文書には、次の各号に掲げるところにより、記号及び番号を付するものとする。ただし、事務連絡等軽易な文書については、この限りでない。

(発送の手続)

第40条　文書の発送に関する事務は、総務課長の指示により行う。

(文書の完結日の記入等)

第41条　完結した文書には、完結日を記入しなければならない。

(文書管理の原則)

第42条　文書は、散逸、汚損等のないように努めるとともに、常にその所在を明確にし、迅速に情報の検索ができるようにしておかなければならない。

(文書の管理義務)

第43条　課等の所掌する事務に係る文書は、情報主任が管理しなければならない。

(簿冊目録等の作成)

第44条　情報主任は、第13条第1項各号に規定する帳簿その他文書及び簿冊を管理するために必要な目録等を常に整備しなければならない。

(簿冊等の管理)

第45条　文書は、当該文書を収納する簿冊、保存箱等の登録により、その所在を明らかにしなければならない。

(文書の保存場所及び保存方法等)

第46条　文書の保存場所及び保存方法は、総務課が定める。

(文書の整理)

第47条　文書事務の担当者は、文書を常に整理し、紛失、盗難、損傷等を防止しなければならない。

(文書の保存)

第48条　市の保有する文書には市民と共有する情報が記録されていることの重要性を十分認識し、文書に記録されている情報の歴史的価値並びに行政事務における活用及び資料としての価値に応じて、文書の保存期間を決定しなければならない。

(保存期間の種別)

第49条　文書の保存期間の種別は、法令その他別に定めがあるもののほか、次のとおりとする。ただし、次条第1項の規定により決定した保存期間が法令等に定める保存期間を超えるときは、当該決定に係る保存期間とする。

(保存期間の決定等)

第50条　文書の保存期間は、情報主任において、文書の登録の際に、別表により決定する。ただし、種別の決定が困難な文書は、情報管理者と協議した上で決定するものとする。

(庁内文書の保存期間の指定)

第51条　情報主任は、庁内文書を配布するときは、当該庁内文書の保存期間を指定し、文書の余白に表示するものとする。

(文書の廃棄)

第52条　情報取扱主任は、文書の廃棄を実施するときは、前年度末に保存期間が満了した文書を収納した簿冊及び保存箱を記録した廃棄簿冊目録を作成し、当該目録による文書の廃棄について、あらかじめ課長の決裁を受けなければならない。

第52条の2　廃棄する文書のうち、他に内容を知られることにより支障を生ずると認められるものは、裁断、溶解、焼却、消去その他適切な方法により廃棄しなければならない。

(磁気ディスク等の管理の原則)

第53条　情報主任は、市が管理しなければならない情報が記録された磁気ディスク等の管理状況を明らかにするとともに、その適正な利用を確保できるよう努めなければならない。

(磁気ディスク等の登録等)

第54条　磁気ディスク等により文書等を管理しなければならない課等にあつては、磁気ディスク等管理登録簿を備え付け、当該磁気ディスク等に記録された文書等の管理に関する事項を登録しなければならない。この場合において、磁気ディスク等の文書等の管理に関することについては別の定めによる。

(磁気ディスク等の保管)

第55条　磁気ディスク等は、当該磁気ディスク等に記録された情報の漏えい、改ざん等が生じないよう、厳重に管理しなければならない。

(文書の借覧)

第56条　職員は、職務上他の課等の文書を借覧しようとするときは、当該文書を管理する情報主任の承認を得なければならない。

(庁外への提示等の禁止)

第57条　文書は、情報主任の承認を得なければ、これを庁外に提示し、又は貸し出すことができない。

(保存期間を経過した文書に記録された情報の取扱い)

第58条　情報主任は、文書に記録された情報の重要度、活用度、資料価値等を考慮し、当該文書の保存期間にかかわらず、総務課との協議の上、当該情報を別の媒体又は別の方法により記録し、保存することができる。

(スキャナ等で作成した電磁的記録に係る特例)

第58条の2　市長が別に定める文書については、書面に記載されている事項をスキャナその他これに準ずる画像読取装置により読み取つて作成した電磁的記録を文書の原本とみなして取り扱い、及び当該文書を廃棄することができる。

(執行機関等における特別の取扱い)

第59条　執行機関等は、総務課と協議の上、当該執行機関等の組織に応じた定めをすることができる。

(補則)

第60条　この規則に定めるもののほか必要な事項は、市長が定める。